Na začátek je důležité vyjasnit si pojmy pohledávka a závazek, protože tyto slova si často pletou dokonce i majitelé firem. Aby ne, ona je to jedna a tatáž věc. Vlastně faktura po době splatnosti. Klíčové je, odkud se ni díváte. Jednoduše, pokud někdo dluží vám, máte pohledávku, z druhé strany se však jedná o závazek. A naopak.
Nejdřív se na to ale podíváme z té “příjemnější” strany. Tedy, že někdo dluží vám.
Jak vznikají pohledávky?
Dejme si příklad. Máte firmu a dodáváte stavebním firmám své služby, materiál či odbornou práci. Ty zase mají často své investory, kteří jim financují projekty. V celém soukolí může být několik dalších různých subdodavatelů a článků. Vyjádřeno řečí džungle, je to jeden dlouhý “potravní řetězec”. A ve chvíli, kdy se to v nějakém místě zadrhne – tedy, vašemu odběrateli někdo nezaplatí, dopadne problém i na vás.
Může se stát, že firma, která vám má platit za odebraný materiál, službu, či provedenou práci, má rozjetých současně 5 zakázek, špatně si něco spočítala nebo sama čeká na peníze od investora a tak dále. Zkrátka, peníze někde přestanou proudit, ale bitá je na tom vaše firma, protože vám vzniknou nezaplacené pohledávky.
Nutné je si přiznat, že hlavně ve stavebním oboru je bohužel na denním pořádku, že se faktury platí po splatnosti. To je samozřejmě samo o sobě problém. Ale ještě větší problémy to způsobí, když se nezaplacené pohledávky neřeší, anebo se řeší neefektivním způsobem.
Co s nezaplacenou pohledávkou?
Začneme tím, jak by se to dělat nemělo. Cestu, kterou majitelé firem klasicky volí, je přes právníky, ať už firemní, nebo externí. Kámen úrazu je však v tom, že pokud druhá strana ví, “jak v tom chodit”, bude celý proces pořádně protahovat a nakonec možná docílíte pouze toho, že zaplatíte soudní poplatek a další náklady s řízením spojené.
Samozřejmě, že u soudu to pro vás může dopadnout dobře a vy se tak můžete dostat až k pravomocnému rozsudku, avšak dlužník se může odvolat a protahovat situaci tak dlouho, až firma zkrachuje a nemá z čeho platební rozkaz uhradit. Sečteno podtrženo, dlužné peníze už neuvidíte a náklady na soud taky ne.
Teď si ukážeme, jak efektivně řešit pohledávky po splatnosti. Samozřejmě, vždy v mezích zákona.
1. Prevence
To, že někomu vystavíte fakturu, je jedna věc, ale pokud dojde k soudní při a nemáte podstatné podklady k tomu, abyste dokázali, že byla vystavena oprávněně, tak to budete mít velice těžké.
Zde platí, že čím lepší dokumentaci máte, tím jeste na tom lépe. Může to být smlouva o dílo, o dodání materiálu, objednávka, či nějaká rámcová smlouva. Dále můžete pohledávku tzv. předzajistit například rozhodčí doložkou, která může velice zrychlit a zjednodušit případné soudní řízení.
2. Efektivní řešení pohledávky
Další podstatná věc je čas.Jinými slovy, začít řešit pohledávku co nejdříve, tedy dokud je mladá. Zde také platí, že čím je pohledávka starší, tím je těžší ji vyřešit a její hodnota klesá.
Samozřejmě vždy záleží na konkrétním případě individuální firmy. Na začátku je dobré si situaci dobře vyhodnotit. Máme k případu dobrou dokumentaci k doložení? Je pohledávka zajištěná nebo ne? Jak ekonomicky vypadá firma, která vám dluží, jaká je situace na trhu? Je ideální to zasoudit, nebo řešit například splátkovým kalendářem a zpětně pohledávku dozajistit?
Způsobů je mnoho. Zde je příklad z praxe.
Klient měl pohledávky po splatnosti za stavební firmou zhruba za 2 400 000 Kč a řešil je s externím právníkem. Naposílal jim faktury a právníci podali žádost na soud o vydání platebního rozkazu. Zaplatili soudní poplatek, případ se vyhodnotil jako oprávněný, soud platební rozkaz vydal, ale firma se odvolala a celý proces po jeden rok natahovala.
Když jsem do toho vstoupil já, rozhodl jsem se vše vyřešit mimosoudní cestou a domluvil si s protistranou schůzku. Jestli vám to zní trochu jako z mafiánského filmu, musím vás zklamat. Ve vší počestnosti jsme si promluvili o nepříjemné situaci, podali si ruku na to, že ji budeme společně řešit a sepsali notářský zápis s přímou vykonatelností, který zahrnoval splátkový kalendář. Reálně to znamenalo, že jsme měli v ruce exekuční titul, který celý proces konečně odblokoval oproti klasickému soudu a pohledávku jsme rozplatili.
Co dělat se závazky?
Samozřejmě je nutné se na to podívat i z druhé strany, protože (jak jsme si vysvětlili na začátku) co je pohledávka, je z druhého úhlu také závazek. A pokud neřešíte své pohledávky, tak to často vede k tomu, že vám začnou vznikat závazky a dostáváte se do kolotoče, ve kterém určitě být nechcete.
Situace může být až tak kritická, že vám přestane fungovat cash flow, protože k vám nebudou proudit peníze a najednou začnou chybět prostředky na modernizaci vozového parku, strojů, kvalitní pracovní vybavení a vše konkurenceschopnost bude klesat. Anebo ještě hůř, nebudete schopni platit tak základní věci, jako jsou odvody a výplaty a další položky spojené s běžným provozem vaší společnosti. A to už je jen krok k tomu, než se to celé rozpadne.
1. Zjistěte, proč vznikají
Zde je samozřejmě potřeba se na situaci podívat z širšího úhlu pohledu. Závazky vám samozřejmě nemusí vznikat pouze na základě neřešení pohledávek. To je pouze jeden z aspektů. Pojďme se podívat na další symptomy proč vám mohou vznikat závazky ve vaší společnosti.
Jeden se symptomů je příliš rychlý růst vaší společnosti. V praxi to vypadá tak, že se vám velmi dobře daří navyšovat nebo dokonce násobit obrat, ale na konci roku vám zůstávají neuhrazené závazky. Jinými slovy, jste v mínusu. Jak je to možné? Vždyť zakázky máte spočítané do plusu, mnohdy s marží klidně i 30 % a peníze nikde. Zato závazků máte plno. To může být spojeno hned s několika faktory, které na sebe navazují.
Jedním z nich je špatně spočítaná ziskovost. V praxi to opět funguje tak, že sice můžete mít spočítanou dobře zakázku, službu atd., ale otázkou je: opravdu v ní počítaté veškeré vstupy? Například fixní položky na chod vaší společnosti: mzdy, odvody, kanceláře, vozový park, PHM a další
Problém je také, když se jako majitel firmě ztratíte v běžné operativě. Například si vezmete za úkol řešit finance, protože nenajmete ekonoma nebo účetní, který má mít cash flow na starosti, micromanažujete své podřízené a jste zasypáni drobnými úkoly, které odvádí vaši pozornost od řízení společnosti a postupně ztrácíte nadhled i unikají vám důležité věci, která za vás většinou nikdo ve firmě nevyřeší.
2. Efektivně závazek vyřešte
Bohužel, setkávám se často s tím, že firmy vůbec závazky řešit nechtějí, protože berou celou situaci na lehkou váhu, nebo závazky řeší, ale vůbec ne efektivně. Spousta firem situaci jen “zalepí” překlenovacím úvěrem a odsune problém někam do budoucna.
To samozřejmě není řešení. A už vůbec ne efektivní. Pokud se vám již závazky kupí, je potřeba je samozřejmě rozplatit. Uhradit ty nejzásadnější faktury a domluvit se s dalšími věřiteli na splátkovém kalendáři či posunutí splatnosti.
Skutečně efektivní řešení tohoto problému je ale dlouhodobé a skrývá se v řešení případů, které jsem popisoval o bod výš. To znamená mít přesně spočítanou ziskovost, marži a správně nastavený růst společnosti. Musíte mít jistotu, že vám ve firmě nějaké peníze zůstávají, ne jen je točit. Dalším bodem je mít nastavené procesy a lidi usazené na správných pozicích, aby každý věděl co má dělat. Jednoduše řečeno, každý aspekt firmy by měl být správně podchycený a fungovat, jinak se budete do kolotoče s neuhrazenými závazky vracet znova a znova.
Závěr
Samozřejmě, že v současnosti čelí podnikatelé spoustě problémům, které neovlivní. Důležité je si ale uvědomit, že problémy a krize jsou příležitost udělat zásadní změny uvnitř firmy. Najít skutečné řešení toho, co vám nefunguje. Pojďme se tedy podívat na to, co jste schopni ovlinit, najděme řešení, stabilizujme vaši firmu a nastavme to tentokrát správně.